Organisatie
Onze opdrachtgever is een internationale handelsorganisatie en behoort tot de grootste importeurs van Europa. Vanuit het hoofdkantoor in Amsterdam worden hun artikelen geleverd aan retailers zoals supermarkten, bouwmarkten, tuincentra en warenhuizen.
Met kantoren en showrooms in meer dan 24 landen en een deels geautomatiseerd distributiecentrum opereert deze organisatie wereldwijd, maar met de nuchtere mentaliteit van een sterk familiebedrijf. Samenwerken, kwaliteit en betrouwbaarheid vormen de basis van hun succes.
Graag komen wij in gesprek met geïnteresseerden voor de functie van
Directiesecretaresse (24 uur)
Functie
Als Directiesecretaresse ben jij de spil van het directiesecretariaat. Samen met drie collega’s zorg je ervoor dat de directie optimaal kan functioneren. Jij brengt structuur in een dynamische agenda, houdt overzicht en zorgt dat alles op rolletjes loopt.
In deze veelzijdige rol:
- Puzzel je dagelijks met complexe en continu veranderende agenda’s van directieleden
- Onderhoud je contact met interne en externe relaties, nationaal en internationaal
- Beoordeel je inkomende documenten op prioriteit en benodigde opvolging
- Beheer je inboxen en zorg je voor een efficiënte afhandeling van berichten
- Organiseer en coördineer je reizen, zoals vluchten en hotelaccommodaties
- Verzorg je correspondentie en behandel je inkomende en uitgaande post
- Organiseer je events en stuur je externe partijen aan
- Pak je diverse ad-hoc werkzaamheden op die de directie ontzorgen
De directieleden zijn vaak onderweg en werken in een hoog tempo. Dat betekent dat jij veel zelfstandigheid krijgt en snel moet kunnen schakelen. Dankzij jouw organisatietalent, overzicht en gevoel voor prioriteiten weet jij precies wat wanneer aandacht nodig heeft.
Je bent niet alleen een planner, maar ook een sparringpartner die begrijpt wat er speelt binnen de organisatie. Met jouw gevoel voor communicatie en discretie weet je beslissingen op de juiste manier te vertalen naar collega’s op verschillende niveaus.
Wat heb je nodig?
Voor deze rol zoeken we een ervaren en professionele ondersteuner die zich thuis voelt in een internationale en dynamische werkomgeving. Jij bent iemand die graag regelt, vooruitdenkt en energie krijgt van een goed georganiseerde werkdag.
Wat breng je mee:
- Ruime ervaring als management assistant, bij voorkeur in een internationale organisatie
- MBO/HBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld Schoevers of Hotelschool
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift
- Sterke interpersoonlijke vaardigheden en het vermogen om op alle niveaus te communiceren
- Tact, assertiviteit en het vermogen om duidelijke grenzen te stellen
- Integriteit en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie
- Goede kennis van Microsoft Office, met name Excel, Outlook en Word
- Een gestructureerde en nauwkeurige manier van werken
- Het vermogen om onder druk te presteren en overzicht te bewaren
- Een proactieve en doortastende persoonlijkheid met een servicegerichte instelling
- Sterke administratieve vaardigheden en oog voor detail
Je voelt je thuis in een omgeving waar snel wordt geschakeld en waar professionaliteit hand in hand gaat met een praktische mentaliteit. Je denkt mee, neemt initiatief en vindt het vanzelfsprekend om collega’s en directie te ontzorgen.
Met jouw energie, structuur en communicatieve vaardigheden zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt.
Wat bieden we jou?
Werken bij deze organisatie betekent werken bij een internationaal familiebedrijf met een sterke reputatie in de retailmarkt. De sfeer is professioneel maar tegelijkertijd informeel en collegiaal.
Wat je kunt verwachten:
- Een parttime functie van 24 uur per week (dagen vereist: ma, wo en vr- geen hybride werken)
- Werken bij een internationale organisatie met wereldwijde activiteiten
- Een dynamische werkomgeving waar geen dag hetzelfde is
- Samenwerken met een professioneel directiesecretariaat van vier collega’s
- Veel zelfstandigheid en verantwoordelijkheid in je rol
- Marktconform salaris passend bij jouw ervaring
- Een organisatiecultuur gebaseerd op samenwerking, gelijkwaardigheid en continu verbeteren
Je komt terecht in een omgeving waar hard wordt gewerkt, maar waar ook oog is voor elkaar. Initiatief wordt gewaardeerd en goede ideeën krijgen de ruimte.
Een mooie kans voor een ervaren directiesecretaresse die graag werkt in een internationale en ondernemende organisatie.
