Organisatie
Hoe is het gesteld met jouw communicatieve en organisatorische vaardigheden? Vind je veelzijdigheid en ruimhartigheid mooie kernwaarden om toe te passen in het leven? Wil je voor bijzondere gebeurtenissen, zoals huwelijken vanuit het rooms-katholieke pastoraat je bijdrage leveren? Het is allemaal mogelijk. In regio Haarlem-Amsterdam mag je met al je veelzijdigheid, ruimhartigheid en administratieve vaardigheden tot je recht komen bij algemene zaken van het bestuur binnen deze parochie. Samen met een fijn team pastorale medewerkers, vorm jij daarin de administratieve spil en ben je aanspreekpunt en organisator.
Wij, De Holland Talent Group, introduceren jou graag in de functie van:
Secretarieel Medewerker
(20 - 24 uur)
Functie
In deze functie draag je onder andere zorg voor het verwerken van administratieve gegevens. Als aanspreekpunt in deze rol heb je veel contact met de pastorale medewerkers. De Vicaris-generaal en Algemeen Econoom zijn eindverantwoordelijken, waaraan je rapporteert. Je taken en verantwoordelijkheden zijn divers en daarom ook zo leuk en afwisselend. Je bent namelijk naast de administratieve taken ook met secretariële taken bezig, zoals: het beheren van de mailbox, inkomende poststukken verwerken in Synergie, je beantwoord telefoontjes en houdt de agenda bij, waarin je afspraken inplant voor diverse medewerkers.
De liefde leeft ook door in je taken, want je mag dispensatieverlening aanmaken en verlof voor een kerkelijk huwelijk regelen in binnen- en buitenland. Als het huwelijk is bezegeld met de geboorte van een kind, dan is aan jou de taak om de opname voor de doop te regelen. Ook met de rechtbank heb je te maken, als er stukken aangeleverd moeten worden t.b.v. een echtscheiding. Omdat je het archief gaat beheren, kun je betreffende documenten prima vinden.
Tot zover de boeiende secretariële werkzaamheden. Als een rode draad lopen de administratieve werkzaamheden door de dag. Jij bepaalt zelf de indeling van je werkzaamheden op prioriteit en verzoek van de pastorale medewerkers. Er zijn jaarlijks speciale dagen die gevierd worden en daarom organisatorische aandacht vragen voor kerkelijke samenkomsten. Denk hierbij aan de nieuwjaarsbijeenkomst. Ook voor bestuurlijke bijeenkomsten regel je de planning en administratie. Ben jij die persoon die verjaardagen nooit vergeet? Dat komt goed van pas, want deze verstuur je naar mensen binnen deze pastorale gemeenschap. Jouw schrijfkwaliteiten en taalvaardigheden dienen daarom goed ontwikkeld te zijn.
En? Dit klinkt toch allemaal heel boeiend en afwisselend? Als echt organisatietalent met administratieve skills ga je hiervan toch je handen alvast warm wrijven? We zijn er nog niet, want ook Pauselijke onderscheidingen mag je aanvragen en algemene administratieve taken, veelal gericht op post verwerken. Je werkt samen met enkele betrokken medewerkers.
Wat heb je nodig?
- Je bent initiatiefrijk en respectvol
- Je bent klantgericht en weet goed de kern te achterhalen uit een boodschap
- Je kunt uitstekend communiceren, corresponderen en je Nederlandse taal is goed ontwikkeld
- Je weet prioriteiten te stellen en bent zelfstandig in het indelen van je taken
- Je bent onderzoekend en belangstellend
- Je denkt- en werkt op Mbo-niveau en hebt ervaring met administratieve/secretariële werkzaamheden
- Je beheerst Word en Excel en bent handig en werkt vlot binnen automatiseringssystemen
- Je denkt mee met optimaliseren van werkprocessen
Wat bieden we jou?
- De uren worden verspreid over 3 tot 4 doordeweekse werkdagen
- Je werkt in een hecht team met bevlogen mensen die maatschappelijke en gemeenschappelijke doelen nastreven
- De arbeidsvoorwaarden zijn prima
- Er is ruimte voor jouw initiatieven en er wordt geluisterd naar elkaar
Hoe is het gesteld met jouw enthousiasme op dit moment? Voor deze waardevolle functie is nog maar 1 stap nodig, zet hem voordat je spijt krijgt!
